Artefino Papers & Home
Artefinopapers SAS · NIT 901.978.725-7
Versión propuesta para adopción · 8 de octubre de 2026

Esta política explica cómo Artefinopapers SAS recopila, almacena, utiliza, comunica y elimina datos personales en sus actividades comerciales y en artefinopapers.com. También informa los derechos de las personas y los canales y procedimientos para ejercerlos. La marca comercial Artefino Papers & Home identifica nuestros productos y servicios; el responsable jurídico del tratamiento es Artefinopapers SAS.

1 Responsable y canales de atención

Razón social: Artefinopapers SAS. NIT: 901.978.725-7. Marca comercial: Artefino Papers & Home. Domicilio: Cali, Colombia.

Dirección: Calle 23 A Norte # 3N-75, Edificio Ciudad de Manizales, apartamento 1001, Cali, Colombia. Correo electrónico: info@artefinocolombia.com. Teléfono y WhatsApp: +57 315 250 9981. Sitio web: https://artefinopapers.com.

La administración de Artefinopapers SAS es el área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales. Las solicitudes pueden enviarse al correo, WhatsApp o dirección física indicados. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

2 Marco normativo y alcance

Esta política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el capítulo 25 del título 2 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio. Las comunicaciones comerciales se sujetan además a la Ley 2300 de 2023 y a las reglas aplicables del Registro de Números Excluidos.

Se aplica a los datos de clientes, compradores, visitantes, destinatarios de pedidos, contactos de proveedores y distribuidores, y personas cuyos datos sean incluidos en encargos de diseño y papelería. Comprende la tienda en línea, formularios, correo, WhatsApp, redes sociales, atención presencial y archivos físicos o digitales relacionados con estas actividades. Los tratamientos laborales requieren información y autorizaciones específicas cuando corresponda.

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Recopilamos únicamente datos pertinentes para finalidades informadas y no utilizamos esta política como autorización general para cualquier uso.

3 Datos que podemos tratar y sus fuentes

Datos de identificación y contacto: nombres, apellidos, documento de identidad cuando sea necesario para facturación o verificación, correo electrónico, teléfono y direcciones de facturación y entrega.

Datos de compras y atención: productos solicitados, cotizaciones, pedidos, facturas, estado o comprobantes de pago, entregas, devoluciones, garantías y comunicaciones con el cliente. Cuando exista una cuenta de usuario, se tratarán los datos necesarios para administrarla y proteger su acceso.

Datos de personalización: nombres, textos, fechas, imágenes y demás información aportada para tarjetas, invitaciones, menús, sobres y papelería para eventos. Las listas de invitados y destinatarios se utilizarán únicamente para el encargo y los usos autorizados.

Datos técnicos: dirección IP, dispositivo, navegador, registros de acceso e interacción y preferencias de cookies, según las herramientas efectivamente utilizadas y las autorizaciones aplicables.

Obtenemos los datos directamente del titular, de una persona facultada para suministrarlos o de proveedores que intervienen en la operación, como la plataforma de comercio electrónico, operadores de pago y transportadores. Esto incluye Shopify cuando opere como plataforma de la tienda. La información de terceros se tratará únicamente con fundamento jurídico válido y para finalidades informadas.

4 Finalidades del tratamiento

Gestionar solicitudes y cotizaciones; elaborar diseños y productos personalizados; recibir y administrar pedidos; coordinar pagos, facturación, despacho y entrega; atender servicio al cliente, cambios, devoluciones, garantías y reclamaciones.

Administrar relaciones con proveedores y distribuidores; mantener registros de operaciones; cumplir obligaciones contables, tributarias y requerimientos de autoridades competentes; ejercer o defender derechos en actuaciones legales.

Proteger el sitio y las transacciones, verificar accesos y prevenir fraude; analizar el funcionamiento de la tienda y mejorar la experiencia de compra, con datos agregados o anonimizados cuando sea posible y con la autorización requerida cuando se utilicen datos personales.

Enviar novedades, colecciones, promociones e invitaciones comerciales únicamente a quienes autoricen esa finalidad y los respectivos canales. La publicidad personalizada y las audiencias publicitarias que impliquen datos personales requieren información previa y la autorización correspondiente.

Publicar fotografías o ejemplos de trabajos que permitan identificar personas únicamente con autorización específica para esa publicación. La compra o el encargo no autorizan por sí solos la difusión de nombres, listas de invitados, direcciones o imágenes.

5 Autorización y carácter voluntario

Salvo las excepciones legales, solicitaremos autorización previa, expresa e informada a más tardar al recolectar los datos. Informaremos las categorías de datos, sus finalidades, los derechos del titular y nuestros canales de contacto. La autorización podrá otorgarse por escrito, de forma oral o mediante una conducta inequívoca que permita conservar y consultar su prueba.

El silencio, la simple navegación por el sitio o la sola lectura de esta política no constituyen autorización. Conservaremos evidencia de la autorización y de la información proporcionada al titular. Las excepciones legales se aplicarán de forma limitada y no habilitan usos incompatibles.

El suministro de datos necesarios para un pedido permite gestionar esa operación; si no se aportan, algunas funciones o servicios podrían no prestarse. La autorización para publicidad es opcional, independiente y no condiciona la compra. Nuevas finalidades que requieran consentimiento serán informadas y autorizadas antes de su aplicación.

6 Datos sensibles y de menores de edad

No solicitamos datos sensibles para una compra ordinaria. Algunos encargos de papelería pueden revelar creencias religiosas, información de salud u otros datos sensibles. Cuando su tratamiento sea legalmente admisible, informaremos su naturaleza y finalidad y obtendremos consentimiento expreso. El titular no está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles y ninguna actividad se condicionará a suministrarlos.

La tienda está dirigida a compradores adultos. Los encargos para bautizos, cumpleaños y otros eventos pueden incluir datos de niños, niñas o adolescentes. Estos solo se tratarán cuando resulte legalmente procedente, respetando su interés superior y derechos fundamentales, con autorización de su representante legal y previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado según su madurez y capacidad de comprensión.

Quien aporte datos de invitados u otras personas deberá estar facultado para hacerlo e informar la finalidad del encargo. Artefinopapers SAS verificará el fundamento del tratamiento y solicitará las autorizaciones necesarias. Estos datos no se incorporarán a bases publicitarias por haber sido incluidos en un pedido.

7 Proveedores y comunicación de datos

Podremos comunicar la información estrictamente necesaria a la plataforma de comercio electrónico, proveedores tecnológicos y de alojamiento, operadores de pago, transportadores y colaboradores que intervengan en diseño, impresión, preparación y entrega, así como a asesores contables o jurídicos cuando sea necesario.

Cuando un proveedor trate datos por nuestra cuenta, actuará como encargado bajo instrucciones, compromisos de confidencialidad, seguridad y condiciones contractuales apropiadas. Si actúa como responsable independiente, la comunicación deberá contar con autorización o una habilitación legal y el titular podrá consultar su política.

La entrega de datos a autoridades solo procederá dentro de sus competencias y en cumplimiento de obligaciones o requerimientos legales. Esta política no autoriza la venta de datos ni su entrega indiscriminada a aliados. No se comunicarán datos para publicidad independiente de terceros sin la autorización correspondiente.

8 Tratamiento internacional

El uso de servicios tecnológicos puede implicar almacenamiento o tratamiento fuera de Colombia. Distinguimos la transmisión a un encargado que opera por nuestra cuenta de la transferencia a otro responsable que decide sus propios usos.

Las transmisiones internacionales se sujetarán a contratos y garantías conforme al Decreto 1074 de 2015, incluyendo alcance, instrucciones, confidencialidad y seguridad. Las transferencias cumplirán el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones vigentes de la SIC: nivel adecuado de protección, excepción legal aplicable o declaración de conformidad cuando corresponda.

La utilización de una plataforma extranjera o la publicación de esta política no sustituyen dichas obligaciones. Los titulares pueden solicitar información sobre los destinatarios y usos de sus datos mediante nuestros canales.

9 Cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio puede utilizar cookies y tecnologías similares para el carrito de compra, sesiones, seguridad, preferencias, medición y publicidad. Su uso depende de la configuración efectiva de la tienda y sus integraciones. La información general sobre cookies de Shopify está disponible en https://www.shopify.com/legal/cookies y no reemplaza nuestra información sobre las herramientas activas.

Cuando una herramienta trate datos personales, informaremos su finalidad y solicitaremos la autorización exigible antes de activarla. Las cookies opcionales de medición y publicidad deberán permitir elección y rechazo sin impedir la compra. La navegación no equivale a consentimiento para seguimiento publicitario.

El usuario puede administrar sus preferencias a través del mecanismo habilitado en el sitio y de su navegador. Bloquear cookies necesarias puede afectar funciones de la tienda. La información disponible al elegir debe identificar las herramientas utilizadas, sus proveedores, finalidades y duración.

10 Comunicaciones comerciales

Las comunicaciones promocionales solo se enviarán por los canales autorizados. Respetaremos los límites aplicables de horario y periodicidad de la Ley 2300 de 2023 y las exclusiones del Registro de Números Excluidos. El horario general permitido es de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin contactos publicitarios los domingos ni festivos.

Puede cancelar la recepción de publicidad mediante el enlace de baja, cuando esté disponible, o enviando la solicitud a nuestro correo o WhatsApp. La baja es gratuita y no afecta el acceso a productos. Podremos mantener las comunicaciones estrictamente relacionadas con pedidos y obligaciones pendientes, dentro del marco legal aplicable.

11 Derechos de los titulares

El titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización salvo excepción legal; obtener información sobre el uso de sus datos; acceder gratuitamente a ellos; presentar quejas ante la SIC por infracciones, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo; y solicitar la supresión o revocar la autorización cuando proceda.

La supresión o revocatoria no procederán respecto de información que deba conservarse por un deber legal o contractual. Si existe esa limitación, explicaremos su fundamento y restringiremos los usos a los necesarios. La conservación obligatoria no permite mantener publicidad no autorizada.

Los derechos pueden ejercerse por el titular, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados, o por las personas legalmente facultadas.

12 Procedimiento de consultas y reclamos

Envíe su solicitud a info@artefinocolombia.com, al WhatsApp +57 315 250 9981 o a nuestra dirección física, dirigida a la administración. Indique nombre e identificación del titular, derecho que desea ejercer, descripción de la solicitud, canal para recibir respuesta y documentos que desee aportar. Si actúa por otra persona, adjunte la acreditación correspondiente. La verificación de identidad será proporcional y no exigirá datos innecesarios.

Consultas. Atenderemos las solicitudes de información en un máximo de diez días hábiles desde su recepción. Si no es posible, informaremos los motivos y la fecha de respuesta antes del vencimiento; la prórroga no superará cinco días hábiles adicionales.

Reclamos. Las solicitudes de corrección, actualización, supresión, revocatoria o por presunto incumplimiento se atenderán en un máximo de quince días hábiles desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible, informaremos los motivos y la nueva fecha antes del vencimiento; la prórroga no superará ocho días hábiles adicionales.

Si el reclamo está incompleto, requeriremos su subsanación dentro de los cinco días siguientes a la recepción. Transcurridos dos meses desde el requerimiento sin recibir la información solicitada, se entenderá desistido. Si quien lo recibe no es competente, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos días hábiles e informará al interesado.

Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la anotación “reclamo en trámite” y su motivo en un máximo de dos días hábiles; permanecerá hasta que se decida. La respuesta se enviará al canal indicado. Agotado el trámite, el titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio mediante sus canales oficiales en https://www.sic.gov.co.

13 Seguridad y confidencialidad

Artefinopapers SAS deberá aplicar medidas técnicas, humanas y administrativas apropiadas al tipo de información y riesgos, incluyendo acceso restringido, gestión segura de credenciales, deberes de confidencialidad, respaldo y protección de archivos y revisión de proveedores. Estos deberes continúan después de finalizar la relación con el titular.

Los incidentes se gestionarán para contener su impacto, investigar y adoptar correctivos. Se informará a la SIC y a los titulares cuando resulte exigible. Ningún sistema elimina todos los riesgos; esa circunstancia no excluye nuestros deberes legales de seguridad y diligencia.

14 Conservación y vigencia de las bases de datos

Los datos se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales. Los soportes de facturación y contabilidad se retendrán por los plazos que les correspondan; los datos de pedidos se conservarán mientras resulten necesarios para su atención y obligaciones derivadas.

Los archivos de personalización y listas de invitados se conservarán solo durante el encargo y el tiempo justificado para correcciones u obligaciones aplicables. Un archivo para futuros pedidos requiere finalidad informada y autorización cuando corresponda. Las bases publicitarias se mantendrán mientras exista autorización válida y la finalidad subsista.

Cumplida la finalidad y vencidos los plazos obligatorios, eliminaremos o anonimizaremos los datos de forma segura, incluyendo su retiro de archivos de trabajo y de proveedores según corresponda. Las bases no tienen vigencia indefinida por la sola existencia de esta política.

15 Enlaces externos y cambios de la política

Los sitios, redes sociales y servicios de terceros pueden aplicar políticas propias. Informaremos al titular cuando una operación implique comunicación de datos; la existencia de enlaces externos no exime a Artefinopapers SAS de sus obligaciones respecto de los tratamientos bajo su responsabilidad.

Esta versión se propone para adopción el 8 de octubre de 2026. Su entrada en vigencia será la fecha en que Artefinopapers SAS la adopte y publique; esa fecha deberá consignarse al publicarla. Reemplazará la versión anterior para los tratamientos a cargo de la sociedad, respetando las autorizaciones válidas existentes.

Las modificaciones se publicarán con fecha y versión. Los cambios sustanciales en la identificación del responsable o en las finalidades se comunicarán oportunamente, antes de implementarlos. Una nueva finalidad que requiera autorización se aplicará solo después de obtenerla.